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Comment intégrer un nouveau collaborateur

Les 5 peurs de la personne en formation

En pédagogie pour adultes, on apprend que le formateur, en début de formation, doit aider les personnes présentes à dissiper cinq peurs:

  • Qui est le formateur?
  • Qui sont les autres participant(e)s?
  • Que va-t-on faire?
  • Combien de temps cela va-t-il prendre?
  • Comment allons-nous fonctionner?

Sans prendre en compte ces cinq sources d’angoisse, la personne en formation de peut pas se concentrer sur son apprentissage; on retrouve donc un lien avec d’autres idées de la psychologie moderne, et en particulier la notion de sûreté psychologique, mentionnée ici, ici et ici.

Les 5 peurs du nouveau collaborateur

On peut aisément tirer un parallèle entre la personne en formation et le nouveau collaborateur: ils rejoignent tous deux un nouveau groupe et doivent donc s’y intégrer pour être productifs.

Pour rendre les cinq dimensions plus actionnables, il faut les modifier comme suit:

  • Qui est la personne responsable (la cheffe, le superviseur, le chef d’équipe, la manager, etc.)?
  • Qui sont les collègues?
  • Que fait-on? Où va-t-on?
  • Comment fonctionne-t-on?
  • Comment est organisé le temps?

Je détaille les réponses et actions possibles pour chaque question du point de vue de la personne responsable.

Question 1: qui est la personne responsable?

Je dois me présenter à ma nouvelle collaboratrice sous le jour le plus authentique et exact possible: le mariage est officiel, inutile de continuer à jouer le jeu de dupes du recrutement. Je dois lui donner un maximum d’informations sur ce que j’apprécie, ce que je n’apprécie pas, sur la manière dont je fonctionne. Plus je suis honnête, authentique et transparent, plus j’augmente la probabilité d’une décision définitive d’engagement qui fasse du sens à la fin de la période d’essai. Je dois également être clair sur mes attentes en termes de comportements et de résultats.

Répondre à cette question aidera la nouvelle collaboratrice à comprendre mes besoins et à la rassurer sur notre fonctionnement commun.

Concrètement: j’organise un entretien individuel dès les premiers jours afin de traiter les points ci-dessus; je veille à ce que la personne puisse poser toutes les questions qu’elle se pose.

Question 2: qui sont les collègues?

Je dois veiller à ce que la nouvelle collaboratrice puisse apprendre à connaître ses collègues le plus rapidement possible et le mieux possible. C’est une des conditions sine qua non d’une coopération efficace. Je dois favoriser l’expression des attentes croisées de l’équipe existante et de la nouvelle personne; celle-ci doit en particulier être en mesure d’expliquer en quoi elle pourra aider l’équipe à fonctionner (avec ses 3C: Connaissances, Compétences, Comportements).

Répondre à cette question aidera la nouvelle collaboratrice à se positionner dans l’équipe et à faire valoir ses 3C.

Concrètement: j’organise une séance s’équipe de style team-building dès les premières semaines afin de traiter les points ci-dessus; je veille à ce que les échanges soient francs et constructifs et je termine l’exercice par un rituel propre à la fabrication d’un nouveau groupe: la partage de nourriture, sous quelque forme que ce soit (apéro, repas, pique.nique, etc.); ce genre d’évènement peut être animé par un externe.

Question 3: que fait-on? Où va-t-on?

Je dois expliquer clairement les objectifs et missions de l’équipe; je dois donner du sens à l’action de l’équipe et à celle de la nouvelle collaboratrice: pourquoi l’a-t-on engagée? Pourquoi elle? Comment elle (et ses 3C) va-t-elle aider l’équipe? A nouveau, il n’est plus question à présent de vendre l’équipe ou ses compétences. Je dois au contraire être extrêmement clair sur les forces et faiblesses de l’équipe ainsi que sur ses difficultés.

Je n’oublie pas la nouvelle personne apporte certainement des 3C que l’équipe ne possède pas encore, ce qui l’aidera à surmonter les obstacles actuels – c’est donc potentiellement une source de motivation pour la nouvelle que de pouvoir améliorer la situation actuelle.

Répondre à cette question aidera la nouvelle collaboratrice à se rassurer sur sa capacité à apporter de la valeur au travail de l’équipe au moyen de des 3C.

Concrètement: j’organise un second entretien qui suit l’exercice de team building afin de répondre à cette question; je profite de l’organisation existante de mes 1on1 afin de contrôler l’évolution de sa capacité à intégrer ces nouveaux éléments.

Question 4: comment fonctionne-e-ton?

Je dois donner à la nouvelle collaboratrice les règles du fonctionnement social de l’équipe:

  • Qui décide quoi, et quand?
  • Comment demander de l’aide, et à qui?
  • Comment faire un feedback à un collègue, et quand?
  • Comment me faire un feedback, et quand?
  • Comment se résolvent les conflits?

Laisser la nouvelle personne déduire elle-même ces règles, c’est prendre le risque de la voir se conformer à une pratique qui n’est pas celle que je veux pour mon équipe.

Répondre à cette question aidera la nouvelle collaboratrice à s’intégrer plus rapidement au fonctionnement de l’équipe.

Concrètement: j’utilise le second entretien pour clarifier ces règles et je contrôle leur assimilation lors des 1on1.

Question 5: comment est organisé le temps?

Je dois expliquer les différentes régularités temporelles qui jalonnent l’activité de l’équipe:

Je dois également lui transmettre les règles à suivre en matière de temps de travail, de prise de pauses et  de demande de congés; peut-être ces règles sont déjà explicitées par le département RH lors de l’intégration formelle de la personne à l’organisation, mais je donne la pratique de l’équipe en la matière, un peu comme des conditions particulières aux conditions générales de l’organisation.

Répondre à cette question aidera la nouvelle collaboratrice à organiser son temps plus rapidement et de manière plus conforme aux attentes de l’équipe.

Concrètement: j’utilise le second entretien pour clarifier ces règles je vérifie leur application lors des 1on1.

Conclusion: investir du temps pour bien intégrer un nouveau collaborateur

Les actions recommandées ci-dessous prennent du temps:

  • Entretien 1: présentations;
  • Team bulding;
  • Entretien 2: missions et objectifs, règles de fonctionnement, organisation du temps;
  • 1on1: suivi de l’intégration.

Ce temps est à comptabiliser comme un investissement qui s’amortit plutôt que comme une charge qui passe directement au poste des pertes: je passe du temps maintenant pour augmenter la probabilité d’une intégration réussie.

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