La coordination dans le travail en équipe

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Table des matières

Le premier des neuf facteurs à prendre en compte afin de favoriser et de maintenir le travail en équipe est la coopération. Le deuxième est la coordination.

Selon leur définition, la coordination est la promulgation de mécanismes comportementaux nécessaires à l’accomplissement d’une tâche, c’est-à-dire à la transformation des ressources de l’équipe en résultat. C’est donc un des trois états émergents qui identifient une équipe qui travaille “en équipe” (teamwork).

Pourquoi favoriser la coordination

Coordonner une activité, c’est orchestrer la séquence et le timing d’une série d’actions indépendantes: il faut aligner les connaissances avec les tâches, définir qui fait quoi, quand, comment et avec qui.

La coordination peut être explicite, grâce à une communication active ou à une planification pré-établie; elle peut aussi être implicite dans le cas où l’équipe anticipe et ajuste de manière dynamique son comportement collectif, sans être dirigé.

Cette coordination, qu’elle soit explicite ou implicite, implique l’utilisation de routines et la distribution de responsabilités d’exécution des différentes tâches. Un premier résultat d’une méta-analyse de 93 études est que la coordination interne à une équipe est liée à une meilleure productivité qu’une coordination externe (par exemple: tâches coordonnées par le chef).

Quand la tâche à effectuer demande l’implication de plusieurs équipes, l’effet est encore plus fort: l’équipe est plus efficace quand elle coordonne ses activités elle-même, sans intervention extérieure.

Cela milite bien sûr pour l’autonomisation des équipe – c’est pour cela que le modèle Kanban et les autres “modèles Toyota” sont tous centrés sur des équipes auto-gérées: une coordination interne rend l’équipe plus productive qu’une coordination externe.

coordination-communication

Comment favoriser la coordination

En pratique, la coordination peut être encouragée grâce au travail sur les éléments suivants.

Rôles et compétences

Les rôles et compétences de chaque membre de l’équipe doivent être clarifiés afin de permettre une distribution plus dynamique des tâches.

Cela ne veut pas dire que les rôles sont hiérarchisés, fixes à perpétuité; cela veut dire que les membres de l’équipe doivent pouvoir compter “aveuglément” sur le fait que certaines tâches seront accomplies à un certain moment donné avec un certain degré de compétence pour un certain résultat: il s’agit de prédictibilité.

Apprentissage

Le debriefing doit être utilisé systématiquement après chaque épisode de performance comme moyen d’améliorer en continu la coordination de l’équipe; des gains de performance allant jusqu’à 25% ont été notés dans les équipes qui utilisent cet outil.

D’ailleurs, la pratique agile du daily meeting remplit cette fonction; un autre type de pratiques à tester est celui des apprentissages à double boucle.

Communication

La communication entre les membres de l’équipe doit être améliorée, tant au niveau des tâches que des besoins de l’équipe, afin de flexibiliser au maximum l’attribution des tâches en fonction des exigences de l’entreprise et des capacités de l’équipe.

Il faut donc travailler la confiance mutuelle, le respect, l’établissement de relations solides au sein de l’équipe. Ce n’est pas chose facile mais c’est nécessaire pour obtenir une bonne coordination.

Il semble plus facile de nommer un-e chef-fe “à poigne” pour remettre de l’ordre dans une équipe peu productive, mais une autre piste existe: développer la communication pour améliorer la coordination interne.

coordination-performance

Conclusion

Les deux premières actions de cette liste sont simples à mettre en place et ne nécessitent pas de compétences particulières. La troisième nécessite un peu plus de temps et d’efforts, surtout pour des environnements dans lesquels la communication n’est pas un standard de fonctionnement.

Une approche sur la durée, partant de situations concrètes, permettra d’atteindre rapidement de bons résultats en la matière.

Dans le prochain article, je traiterai du facteur cognition.

Salas, E., Shuffler, M. L., Thayer, A. L., Bedwell, W. L. and Lazzara, E. H. (2015), Understanding and Improving Teamwork in Organizations: A Scientifically Based Practical Guide. Hum Resour Manage, 54: 599–622. doi:10.1002/hrm.21628

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