leadershift-podcast-bannière

Episode 138 // Gérer son temps en tant que leader: 4 domaines d’action (3/4)

Comment faire pour être plus productif.ve? Fixer des objectifs, Planifier (épisode 9), etc.

Et? Ça ne suffit pas! Exigences trop élevées, « pas le temps »

« Nouvelle » approche:

  • Un accent sur la productivité durable => épisode 136
  • Identification et réduction de la « charge de travail fantôme » => épisode 137
  • Gérer le temps plus efficacement dans quatre domaines de leadership
  • Changement de comportement => épisode 139

Nous générons souvent une charge de travail fictive dans les domaines dans lesquels nous sommes les plus faibles, car c’est là que nous avons tendance à éviter les tâches qui doivent être effectuées.

Les leaders efficaces doivent être performants dans quatre domaines (personnellement ou indirectement par le biais des personnes qu’elles soutiennent).

4 domaines clés sur lesquels « passer du temps »:

  • Mobiliser son engagement personnel
  • Penser stratégiquement
  • Etablir des relations
  • Organiser l’action.

Mobiliser son engagement personnel

Nécessité: haut degré de concentration et d’énergie, donc focus, sens aigu du but poursuivi

Mauvaise alternative: mode réactif.

Déconnectées de leur but et de leurs valeurs, les personnes plus faibles dans ce domaine se laissent plus facilement guider par ce que les autres attendent d’elles que par leur propre sens du but poursuivi.

Dans un monde où il y a toujours trop à faire, l’absence d’un objectif personnel clair les rend vulnérables à l’idée de vouloir tout faire. En conséquence, elles sont souvent déconcentrées et confuses.

Attention: savoir ce qui nous tient à cœur n’est pas la même chose que savoir ce que l’on aime faire (qu’est-ce que j’aime vs à quoi je tiens).

Personnel: OK

Maintenant: Organisationnel

Aider les membres de votre organisation à formuler des valeurs, une mission et une vision communes => « gagner » du temps par la suite en clarifiant les idées directrices qui sous-tendent la prise de décision dans toute l’organisation.

Résumé: un engagement fort est source de focus et d’énergie

Penser stratégiquement

Clarifier la contribution unique que vous souhaitez apporter vous permet de fixer un nombre limité d’objectifs.

Les managers qui ont un but précis ont tendance à travailler sur un à trois objectifs à la fois et à discipliner leurs collaborateurs directs pour qu’ils fassent de même.

Limiter les objectifs peut sembler risqué ; alternative = prolifération des objectifs (se substitue souvent à une réflexion stratégique solide, à la résolution des conflits et à la prise de décisions difficiles).

Les dirigeants qui connaissent les quelques objectifs qu’ils veulent poursuivre sont mieux préparés à gérer des compromis difficiles, par exemple entre :

  • Court terme vs long terme
  • Urgent vs important
  • Facile vs difficile
  • Confortable vs désagréable
  • Moi vs les autres

Ces compromis sont difficiles car nous préférons souvent les premiers.

Ironiquement, de nombreux managers déclarent qu’ils n’ont jamais le temps de faire ce sur quoi ils pensent devoir se concentrer, qu’il s’agisse de planifier, de soutenir les autres, etc.

De ce point de vue, s’en tenir aux priorités devient souvent un acte de courage et une rupture de modèle, voire une construction ou une affirmation de son caractère.

Pour développer les compétences nécessaires à la prise en compte de la colonne de droite, nous posons des questions légèrement différentes lorsque nous décidons où nous devons nous concentrer :

  • Qu’est-ce que j’évite ?
  • Qu’est-ce qui me semble le plus urgent et le plus impérieux, mais qui n’est peut-être pas si important que ça ?
  • Quelles sont les tâches essentielles dont je n’ai pas eu le temps de m’occuper au cours des derniers jours, des dernières semaines ou des derniers mois ?
  • A qui est-ce que je reproche de ne pas avoir fait quelque chose d’important ? Quel est mon rôle dans cette situation ?

Résumé: penser stratégiquement permet de trier l’ivraie du bon grain

Établir des relations

La capacité à prendre des engagements fiables réduit l’effet domino produit par les délais non respectés, où l’incapacité d’une personne à livrer à temps mine la capacité des autres à faire de même.

Pour être fidèle à soi-même et à sa parole, il faut avoir la volonté et le courage de ne pas dire « oui » lorsqu’une demande vous éloigne de vos objectifs ou que vous n’êtes pas sûr de pouvoir y répondre.

De plus, pour faire plaisir aux autres, les gens acceptent souvent des demandes ambiguës ou irréalistes. Clarifier la nature de la demande peut être interprété comme un manque de coopération ou d’esprit d’équipe.

En outre, dans les organisations qui privilégient l’activité au détriment de l’efficacité, il peut être tout aussi impopulaire de demander aux autres de tenir parole. Comment tenir les gens responsables de leur retard sur un projet ou à une réunion quand on sait à quel point nous sommes tous débordés ?

Malgré les tentations de dire « oui » aux demandes, il est utile de prendre le temps de réfléchir à ce qui suit :

  • Le fait de répondre à la demande correspond-il à mes intentions personnelles, à mes compétences et à mes ressources ?
  • Si le travail demandé ne soutient pas directement vos objectifs, construit-il un capital social suffisant pour vous permettre de réussir de la manière que vous avez choisie ?

Les questions suivantes viennent étayer le travail difficile que représente la conclusion d’accords efficaces :

  • Quand et avec qui avez-vous l’impression de ne pas pouvoir prendre le temps de clarifier la nature de la demande ?
  • Quand et avec qui vous engagez-vous trop (clients, collègues, patrons) ?
  • Quelles sont les croyances et les modes de pensée qui vous poussent à accepter un travail ambigu que vous n’êtes pas sûr de pouvoir mener à bien ?

Enfin, il est important de noter qu’il existe des options entre répondre à une demande par un « Oui » ou un « Non » sans réserve. Parfois, la réponse la plus responsable – celle qui répond le mieux aux besoins de l’autre personne ainsi qu’à vos capacités – peut être de :

  • Demander une clarification ; s’assurer que la demande est SMART.
  • Proposez de vérifier vos ressources et de revenir vers le demandeur dans un délai déterminé.
  • Faites une contre-offre qui, selon vous, peut toujours répondre aux besoins du demandeur.
  • Clarifiez les compromis que vous voyez et résolvez ensemble le problème d’une alternative.

Donc: dites « Oui, et » ou « Oui, cependant » plutôt que « NON! »

Comment obtenir le soutien des autres :

  • Communication claire et régulière dans les deux sens
  • Demandes SMART.
  • Possibilité de remettre en question ou de modifier la demande.
  • Prenez le temps de suivre les progrès, d’apporter votre soutien si nécessaire et d’encourager l’apprentissage à partir des échecs et des réussites en cours de route.

S’organiser pour agir

S’organiser pour agir signifie créer des systèmes et des habitudes utiles et réalisables pour accéder rapidement à l’information, suivre les engagements et gérer efficacement le courrier électronique.

L’objectif d’un bon système de classement est la recherche et non le stockage.

L’arriéré initial est décourageant => 10 à 30 minutes par jour peuvent éliminer les piles encombrantes.

Suivi des engagements : mettre par écrit immédiatement et ensuite, au moins une fois par jour, de les compiler en un seul endroit.

Pour le reste => section Campus >> Gestion personnelle

Le mot-clé: discipline, cette vieille vertu un peu désuète!

Source: https://thesystemsthinker.com/managing-your-time-as-a-leader

Question du mois: comment fais-je pour « savoir tout ça? » => je lis et j’écoute, je prends un peu de temps pour réfléchir – nous pouvons toutes et tous être « sachant » dans quelque chose, mais être curieux, c’est mieux 🙂

Episodes sur le même sujet

Partager cet épisode

coaching-pour-dirigeant-coach-vm
Bonjour, c'est Vincent. Vous semblez intéressé-e par ce que je fais?

En échange de votre adresse mail, je vous envoie un petit cadeau de bienvenue dans mon groupe de contacts: les 10 commandements du bon collaborateur.

Maximum un message par mois, et vous pourrez vous désabonner quand vous voulez. On y va?