Tout sur les interventions en grand groupe

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Table des matières

Interventions en grand groupe: pourquoi, pour qui?

Pourquoi?

Les interventions en grand groupe (IGG, ou LGI pour Large Groupe Intervention) désignent les interventions de consulting qui visent à faire travailler ensemble des groupes de grande taille, souvent plus de 20 personnes, dans un but génératif (vision, ambition, etc.).

Dans certains contextes comme la gestion du changement ou le travail sur la culture organisationnelle, impliquer le plus grand nombre possible de personnes est souvent recommandé afin de profiter des contributions de chacun.e et de motiver les personnes à participer au changement plutôt qu’à le combattre.

D’un point de vue stratégique, il est clair que les interventions en grand groupe prennent du temps et de l’énergie, mais en faire l’économie à court terme génère souvent des problèmes à long terme: manque d’adhésion aux principes établis voire résistance et conflits.

Même si la vision ou la solution initialement imaginée sera nécessairement modifiée ou amendée par le groupe, le gain est énorme dès qu’il s’agit de la mettre en place: les personnes connaissent et comprennent les enjeux et sont donc à même de contribuer à leur manière de façon plus alignée et plus efficace.

intervention en grand groupe

Pour qui?

N’importe quelle organisation désirant travailler dans le contexte d’une intervention en grand groupe peut le faire: entreprise, association, institution, service public, etc. Ce n’est pas le type d’organisation qui est déterminant pour le succès d’une intervention en grand groupe, mais plutôt le type de culture managériale qui est à l’œuvre.

Ainsi, un certain nombre de prérequis doivent être vérifiés avant de s’engager:

  • Le besoin est-il clairement identifié? Un « ordre de mission » pour l’intervention peut-il être facilement rédigé?
  • Un sponsor est-il clairement identifié? Une personne influente peut-elle peser de son poids pour obtenir l’adhésion du management?
  • Le management comprend-il le rôle qu’il aura à jouer?
  • Le management soutient-il véritablement l’intervention?
  • Le corps social de l’organisation (ensemble des personnes et de leurs relations sociales) est-il prêt à se lancer dans une telle aventure?
  • Comment le pouvoir est-il partagé dans l’organisation? Est-ce que le management est prêt à reconnaître la validité des idées émises pour les employé.e.s?
  • Quelle est la tolérance à l’incertitude et à l’ambiguïté de l’organisation? Du management?

Une majorité de réponses « oui » à ces questions est nécessaire: une intervention en grand groupe peut être extrêmement contre-productive si le contexte n’est pas le bon. Dans ce cas, d’autres interventions au niveau du management (coaching d’équipe ou coaching exécutif) seront peut-être utiles pour débloquer la situation.

Intervention en grand groupe
Salle préparée pour une intervention en grand groupe de 90 personnes

Interventions en grand groupe: comment?

Il s’agit d’organiser la génération et le tri d’informations utiles au travail de la problématique ciblée. Souvent, elles sont ensuite agrégées et transformées en actions ou en principes d’action. De ce fait, toute méthode d’intervention en grand groupe doit composer avec ces deux contraintes: le grand nombre de personnes (et le chaos naturel qui s’en suit) et le grand nombre d’informations généré.

Cinq principes fondamentaux

  1. Ensemble du système présent: des représentant.e.s de toutes les parties prenantes liées à la problématique traitée doivent être impliquées pour qu’une communauté puisse voir le jour, pour que la confiance puisse être établie.
  2. Base d’information commune: toutes les informations recueillies sont partagées publiquement.
  3. Focus sur le futur: se focaliser sur un futur désiré génère de l’énergie au contraire de la résolution de problème qui peut être handicapante pour un grand groupe.
  4. Réalité comme facteur-clé: toutes les activités sont ancrées dans la réalité et le futur désiré doit refléter cette réalité
  5. Communauté participative: toutes les activités doivent favoriser l’échange en grands et en petits groupes; la voix de chacun.e doit être entendue.

Composantes de base

La plupart des techniques d’interventions en grand groupe possèdent les mêmes composantes:

  • Connexion et démarrage: qui est présent? Quel(s) objectif(s)? Quelle confidentialité? Quel historique commun? Une catharsis est-elle nécessaire? Comment le travail en commun sera-t-il possible?
  • Échange: multiples perspectives, partage de la compréhension individuelle de la réalité pour générer une compréhension collective
  • Vision partagée du futur: focalisation sur le possible plutôt que sur les problèmes, accueillir l’irrationnel, désirs et aspirations communs
  • Plan d’actions: communautés d’action, scenarii, difficultés d’implémentation, besoins et demandes, ressources
  • Réflexion et évaluation: apprentissages, appréciation, clôture

Dans quel lieu?

L’endroit où l’intervention en grand groupe est organisée est déterminant pour son succès: elle durera entre un et trois jours selon la taille du groupe! C’est donc un lieu de vie qui doit être propice à l’échange, à la réflexion, aux rires, au mouvement.

En voici quelques caractéristiques désirables:

  • Lumière naturelle!
  • Bonne ventilation
  • Vestiaire pour éviter des salles de travail encombrées
  • Repas sur place ou pas loin, si possible au format apéro dinatoire
  • Chaises confortables
  • Beaucoup d’espace autour des tables (typiquement pas comme le proposera un restaurant pour un banquet)
  • Grand espace d’affichage (en général sur les murs)
  • Tapis plutôt que parquet pour limiter la réverbération du bruit
  • Un flip chart par table
  • Boissons non-alcoolisées dans la salle, librement disponibles
  • Système audio avec microphone pour les groupes de plus de 40-50 personnes
intervention en grand groupe
Intervention en grand groupe au format Open Space Technology; credit photo https://genuinecontact.net

Intervention en grand groupe 1: Open Space Technology

Cette intervention est, comme son nom l’indique, très ouverte: à partir d’un thème donné, les participant.e.s feront leur propre ordre du jour, leur propre structure de discussion, à leur propre rythme.

Quand utiliser Open Space Technology?

  • Pour résoudre des problèmes complexes qui demandent l’intervention de tout un système
  • Pour aligner des intérêts divergents
  • Quand on a déjà tout essayé!

Open Space ne doit pas être utilisé quand un résultat précis est attendu ou quand le senior management ne pourra pas abandonner le contrôle de ce qui se dira pendant l’évènement.

Idées fondatrices

La Loi Des Deux Pieds est importante et fondatrice d’Open Space : les participant.e.s vont là où bon leur semble, là où leur passion et leur responsabilité vis-à-vis du thème proposé les porte.

Il y aura donc vraisemblablement deux types de participant.e: les abeilles, qui butineront et changeront souvent de fleur (de groupe), et les papillons qui seront plus ancrés à un endroit en particulier (endroit de pause, pièce centrale, jardin, discussion) – et c’est très bien ainsi.

Quatre principes fondateurs sont rappelés au début de chaque Open Space :

  • Les personnes présentes sont les bonnes personnes
  • Ce qui va se passer est la seule chose qui aurait pu se passer
  • Quand ça commence, c’est que ça doit commencer
  • Quand c’est fini, c’est fini

Préparatifs

Il faut préparer une grande grille de planification qui comprenne suffisamment de place pour les sujets (horaires sur les lignes, espaces de discussion sur les colonnes).

Il faut également préparer un mécanisme de partage des résumés de discussion à destination des autres participant.e.s: soit via un partage de document (Dropbox, OneDrive d’entreprise, Google Drive, etc.), soit via des contributions en ligne (Google Jamboard, Miro, etc.).

Il peut également être intéressant de demander leur avis aux participant.e.s en ce qui concerne la marche de la conférence, leurs besoins, etc. De telles plateformes existent et sont très faciles d’utilisation, comme par exemple Mentimeter.

Déroulement typique

Premier jour:

  1. Introduction: le format et les règles du jeu sont expliqués
  2. Création du déroulement
    1. Les personnes qui sont passionnées par un sujet ou une problématique s’annoncent comme leader de discussion
    2. Elles choisissent un créneau de discussion sur le plan établi (voir ci-dessus)
    3. Les autres personnes s’inscrivent pour toutes les discussions auxquelles elles sont intéressées
  3. Discussions
    1. Les leaders de discussion se rendent sur le lieu de leur discussion à l’heure indiquée et facilitent la discussion
    2. Pendant la réunion ou une fois celle-ci terminée, un résumé est créé
    3. Les résumés sont publiés au fur et à mesure que les sujets sont discutés
  4. Evening News; en fin de journée, 15-30 minutes sont prévus pour que l’ensemble des participant.e.s puissent se retrouver et discuter en plenum de la marche de la conférence; cela peut d’ailleurs être l’occasion d’ajouter des sujets de discussion!

Second jour (si nécessaire):

  1. Morning News: les points 2 à 4 sont répétés afin d’ajouter des sujets en fonction des discussions qui ont déjà eu lieu
  2. Discussions comme pour le premier jour
  3. Evening News: comme pour le premier jour

Dernier jour:

  1. Les participant.e.s lisent les résumés et sélectionnent les 10 problématiques prioritaires
  2. 10 lieux sont organisés avec une personne facilitatrice par lieu
  3. Les participant.e.s visitent les lieux qui les intéressent et donnent pour chaque problématique deux types d’informations: problématiques liées et actions à prendre
  4. Les problématiques ainsi que les actions à prendre sont commentées en plenum
  5. Si possible, des groupes se forment pour prendre les actions suggérées pour chaque problématique et un suivi hors-conférence est organisé

Durée de l’intervention

La durée de la conférence doit être calculée comme suit:

  • Obtenir le nombre de participant.e.s (P)
  • Obtenir le nombre d’espaces de discussion du lieu de séminaire (E), typiquement des salles ou espaces pouvant contenir jusqu’à 15-20 personnes
  • Définir la durée d’une discussion (D), généralement de 1,5 heure
  • Déterminer le facteur d’engagement F:
    • Pour les groupes très engagés: F = 0,8
    • Pour les groupes peu engagés: F = 0,3
  • Ajouter 6 heures pour l’introduction, la mise en route, la priorisation et la concrétisation des sujets ainsi que la conclusion

Ainsi, la formule simplifiée de calcul de la durée de la conférence est C = F * P * D / E + 6 (en heures).

Par exemple, pour 100 personnes très engagées, 8 espaces de discussion et 1,5 heure par conversation, la durée de la conférence sera d’environ 21 heures, donc 2,5 jours.

Pour 300 personnes peu engagées, 12 espaces de discussion et 1 heure par conversation, la durée de la conférence sera d’environ 14 heures, donc 1,5 jour.

Vous noterez que dans le premier exemple, toutes les personnes peuvent participer à une discussion en même temps puisque 8 espaces de discussion d’environ 20 personnes sont à disposition pour seulement 100 participant.e.s. Dans le second exemple, ce n’est pas le cas: seulement 240 places sont disponibles pour 300 participant.e.s. Que feront les 60 personnes restantes? Elles pourront discuter, réfléchir, lire les différents rapports générés pendant la conférence. C’est la beauté d’Open Space Technology: liberté, responsabilité, motivation!

Si la durée calculée devait excéder 3 jours, il faut alors:

  • Réduire le nombre de participants, ou
  • Réduire le temps de discussion, ou
  • Mieux focaliser le sujet pour avoir moins de sujets à traiter (agir sur le facteur d’engagement F)
intervention en grand groupe
Intervention en grand groupe au format World Café; crédit photo: https://organisationsberatung.net

Intervention en grand groupe 2: World Café

Idées fondatrices

L’hypothèse fondamentale de World Café est que nous possèdons la sagesse et la créativité pour nous confronter aux défis les plus difficiles, que les réponses nous sont disponibles et que nous sommes Plus Sages Ensemble que seul.e.s.

Les 7 principes de design d’un World Café sont les suivants:

  1. Contexte: la raison de créer un World Café doit être claire et les paramètres de l’intervention clairement définis (qui, quoi, comment, etc.)
  2. Espace: l’espace dans lequel le World Café aura lieu doit être accueillant, inviter à la réflexion et au partage
  3. Question: la question posée est fondamentale et doit être créée avec intention pour qu’elle soit motivante et proche d’une problématique qui touche les personnes présentes
  4. Contributions: la contribution de chaque personne doit être encouragée
  5. Perspectives: afin de multiplier les perspectives disponibles à chacun.e, le mouvement fait partie intégrante d’un World Café
  6. Écoute: la qualité d’écoute sera déterminante pour le succès d’un World Café
  7. Partage: les découvertes faites pendant le World Café (la « moisson ») doivent être partagées à chacun.e

Caractéristique d’une bonne question:

  • Claire, simple
  • Provocante
  • Générative, orientée vers le futur
  • Focalise la recherche
  • Fait émerger l’implicite
  • Ouvre des possibilités

Charte World Café:

  • Have fun!
  • Expérimentons! Improvisons! Prenons le temps!
  • Notons, dessinons, gribouillons
  • Découvrons ensemble des schémas, des récurrences, des connexions (« Insights »)
  • Partageons nos idées, nos perceptions, nos émotions

Quand utiliser World Café?

A l’opposé d’Open Space, World Café est utile quand la question est précise; même si ce n’est pas spécifié ainsi par les auteurs de la méthode, le nombre de personnes potentiellement participantes sera vraisemblablement plus faible: 300 personnes pour un World Café, cela donne 60 espaces de discussion…

Pour le reste, nous restons dans la veine des interventions en grand groupe: utiliser World Café favorise créativité, innovation et partage.

Intervention en grand groupe
Intervention en grand groupe au format World Café, plus cosy; crédit photo: https://www.hotelambadersee.de

Préparatifs

Espaces de discussion

  • Petits: 4 à 5 personnes maximum, autour d’une table ronde
  • Confortables, avec boissons, fruits, friandises
  • Flip chart, table recouverte de papier kraft, etc.
  • Feutres noirs et de couleur en quantité
  • Boîtes de craies
  • Grands post-its pour les Insights.

Espace central (Town Hall)

  • Espace d’affichage pour les Insights
  • Beamer

Déroulement typique

Introduction

Le format est expliqué et les règles de fonctionnement établies; la question est présentée.

Round 1

Les personnes choisissent un espace et s’y rendent; la discussion dure le temps prévu; les personnes sont encouragées à dessiner, écrire, prendre des notes sur les supports prévus sur le lieu de discussion. Quand un « Insight » intéressant est découvert, il est noté sur un grand post-it et affiché sur l’espace d’affichage central pour discussion pendant un Town Hall (voir ci-dessous)

A la fin du round, une personne de chaque espace reste pour accueillir les personnes du round suivant; les autres personnes se répartissent dans les autres espaces en tant qu’Ambassadeurs de Sens: ces personnes disséminent le fruit de la discussion passée en essayant de le faire fructifier et de le multiplier.

Round 2 à N

Même déroulement; le mélange des idées se fait et enrichit la discussion

Round N

Retour à la table d’origine et partage des découvertes faites pendant les rounds précédents

En fonction du nombre de rounds prévus, tous les 3 rounds environ, prévoir un moment de partage collectif (Town Hall) pendant lequel les Insights sont discutés. Les contributions faites à cette occasion peuvent être dessinées par une facilitatrice visuelle ou résumées par la personne facilitatrice.

Durée de l’intervention

Les rounds de discussion sont courts, environ 20 minutes, et se succèdent à rythme rapide; il faut en compter au minimum 3.

Le nombre de rounds de discussion détermine la durée de l’intervention; c’est donc le temps à disposition et la finesse des résultats attendus qui vont être importants.

Par exemple, pour une durée d’une journée, on peut imaginer un déroulement comme suit:

  • 08h00-08h30 Accueil café (bien sûr…)
  • 08h30-09h00 Présentation du cadre, mise en route
  • 09h00-10h00 Rounds 1, 2 et 3
  • 10h00-10h15 Pause
  • 10h15-11h00 Town Hall 1
  • 11h00-12h00 Rounds 4, 5 et 6
  • 12h00-13h00 Repas
  • 13h00-13h15 Jolt, remise en route
  • 13h15-14h00 Town Hall 2
  • 14h00-15h00 Rounds 7, 8 et 9
  • 15h00-15h15 Pause
  • 15h15-16h00 Town Hall 3
  • 16h00-17h00 Actions, feedback, clôture

Il serait également possible de combiner Open Space et World Café en utilisant ce dernier dans l’ultime phase d’Open Space pour discuter les actions sur les 10 sujets prioritaires.

Intervention en grand groupe
Intervention en grand groupe, format Future Search Conference; crédit photo: https://futuresearch.net/

Intervention en grand groupe 3: Futur Search Conference

Idée fondatrice

L’idée de la Future Search Conference est simple: explorer les accords possibles entre parties aux intérêts divergents et les planifier consensuellement.

Cinq principes:

  • Premier principe: comme pour toutes les interventions en grand groupe, il faut réunir l’ensemble du système ou en tous les cas des représentants de l’ensemble du système.
  • Deuxième principe: ce qui se passe doit l’être dans le contexte de l’environnement réel (économique, social, politique, etc.).
  • Troisième principe: le focus doit être mis sur les intérêts communs, y compris celui des bénéficiaires du système en question.
  • Quatrième principe: les groupes s’auto-gèrent. Chaque groupe est autonome dans la gestion de son temps, de son contenu.
  • Cinquième principe: il n’y a pas d’experts externes. Dans une Future Search Conference, personne ne peut invoquer une experte renommée ou repousser à plus tard en attendant plus d’informations; le travail se fait avec les personnes présentes.
  • Sixième principes: la conférence n’est pas une conférence de résolution de problèmes! Si des problèmes sont identifiés, ils sont notés, mais le focus est porté sur les scenarii futurs potentiels et désirables.

Quand utiliser Future Search Conference?

Ce type d’intervention en grand groupe est particulièrement adapté aux situations complexes aux multiples parties prenantes qui possèdent des intérêts divergents.

Par exemple, pour discuter d’une nouvelle stratégie de pricing, il faut réunir les ventes, le marketing et la supply chain, et aussi les clients et les fournisseurs. Pour discuter d’un nouveau programme d’études pour une école primaire, il faut réunir non seulement les enseignant.e.s et les responsables politiques, mais aussi les élèves et les parents.

La taille idéale du groupe se situe entre 40 et 70 personnes. Si le groupe devait être plus grand, il est possible d’organiser une Multi Future Search Conference en animant plusieurs conférences en parallèle et en faisant des points en commun en fin de journée.

Il est préférable de ne pas utiliser Future Search Conference quand le management de l’organisation refuse de céder le contrôle, quand la confiance organisationnelle est trop faible ou quand la marge de manœuvre de personnes prévues sera trop faible.

Future Search convient donc très bien à des systèmes égalitaires (communes, écoles, communautés, associations, certains secteurs publics) ou à des entreprises à management moderne.

Préparatifs

Contrairement à Open Space, le sujet doit être déterminé à l’avance, même si ce n’est pas de manière aussi précise que pour World Café.

La liste des représentant.e.s des parties prenantes doit être établie. Initialement, il faut mieux ratisser large, quitte à élaguer ensuite. Ce n’est pas un exercice facile parce qu’une fois que toutes les composantes du système seront identifiées, la liste a priori courte deviendra trop longue et il faudra faire des choix, en gardant à l’esprit qu’il vaut mieux convoquer toutes les parties prenantes avec un nombre restreint de représentant.e.s que le contraire.

La manière dont les résultats de la conférence seront pris en compte doit être fixée à l’avance; il faudra vraisemblablement créer un projet ou une commission pour assurer le suivi et l’exécution des actions décidées.

Pour la conférence elle-même, une grande salle doit être prévue pour les moments en commun, ainsi que des espaces pouvant contenir 8 personnes (tables avec chaises plus flip chart); dans la grande salle, trois bandes de 8 mètres par 1 mètre de papier kraft sont préparées et affichées; leurs titres sont « Globalement », « Organisationnellement », « Personnellement »; un axe du temps horizontal est dessiné en haut.

Un système de collecte des données (affichage, visuel projeté, etc,) doit être mis en place; un système de vote doit également être prévu.

Intervention en grand groupe
Intervention en grand groupe au format Future Search Conference; crédit photo: https://projectsforchange.eu

Déroulement typique

Six tâches principales animent la conférence:

  1. Focaliser sur notre histoire
  2. Focaliser sur le présent
  3. Discuter les fiertés et les regrets
  4. Focaliser sur le futur
  5. Découvrir les futurs partagés
  6. Agir

L’ensemble prend en général 2 jours. Il est important que la conférence se termine un matin afin que les participant.e.s puissent dormir sur les contributions du deuxième jour avant de passer à la phase 6.

Jour 1, après-midi

Introduction

Le format et le déroulement sont expliqués; le sujet est présenté ainsi que les différentes parties prenantes.

Focaliser sur notre histoire

L’ensemble des participant.e.s doit répondre aux questions suivantes:

  • Au niveau global, que s’est-il passé ces x dernières années?
  • A notre niveau, que s’est-il passé ces x dernières années?
  • Personnellement, que s’est-il passé ces x dernières années?

Chacun.e est invité.e à réfléchir individuellement puis à reporter ces éléments sur les trois bandes de papier craft correspondantes; chaque élément peut être discuté quand il est partagé avec les personnes présentes sur le moment.

Dans une seconde phase, des groupes hétérogènes de 8 personnes sont formés pour discuter le contenu créé sur les trois niveaux et chercher des Insights (schéma, lien de causalité, explication); ces Insights peuvent être reportés sur un support commun visible de chacun.e.

Focus sur le présent

Avec toutes les personnes présentes, une mind map géante est crée avec l’ensemble des tendances présentes subies par le système.

Cette carte géante a généralement pour effet de créer de la confusion, voire de la frustration – elle est donc essentielle. Cette phase est utile afin que les solutions individuelles soient mises au placard au profit d’une réflexion plus globale.

Ensuite, le groupe identifie les 7 à 10 tendances les plus impactantes sur le système par vote.

Jour 2, matin

Discuter les fiertés et les regrets

Les participant.e.s sont réparti.e.s en groupes hétérogènes de 8 personnes; chaque groupe choisit la priorité qui lui convient; la même priorité peut donc être discutée par plusieurs groupes.

Dans chaque groupe, les questions sont les mêmes:

  • « Par rapport à notre thème et à la priorité qui nous intéresse, de quoi sommes-nous fiers et que regrettons-nous? »
  • « Quelles sont les implications de nos réponses à la question précédente pour le présent et le futur? »

Cette phase de la conférence est cruciale: l’expression émotionnelle liée aux fiertés et surtout aux regrets permet de passer du  » je » au « nous »; la prise de conscience de la responsabilité dans ce qui arrive devient collective et permet d’entrer dans la phase suivante de plein pied.

Focus sur le futur

Les participant.e.s restent dans les mêmes groupes et travaillent à l’établissement de scenarii futurs idéaux.

Ces scenarii sont ensuite présentés à l’ensemble des participant.e.s; ils peuvent prendre la forme de saynètes, de dessins, de poèmes ou de textes. La forme artistique est importante pour véhiculer l’énergie positive liée au futur décrit.

Jour 2, après-midi

Découvrir les futurs partagés

Une fois que tous les scenarii ont été présentés, une liste de thématiques communes est établie par l’ensemble des participant.e.s. Ces thématiques serviront de base aux actions de la phase suivante. Chaque thématique adoptée est résumée par une déclaration commune.

Si certains thèmes sont source de désaccord ou de conflit, ils sont placés sur une liste de « Désaccords » et ne seront pas pris en compte; ils ne sont pas non plus discutés; seuls les thèmes qui rencontrent l’adhésion des parties prenantes sont inscrits sur la liste finale. Il ne s’agit pas simplement de dire « Je suis d’accord »; il s’agit de soutenir les thèmes en question et d’être prêt.e.s à agir.

Jour 3, matin

Agir

Plusieurs formats sont possibles à ce stade. Nous recommandons de former des groupes de personnes qui pourront travailler ensemble à la concrétisation des thématiques choisies le jour précédent. Le planning en lui-même suit le déroulement habituel: identification des tâches, détermination d’une personne responsable, identification d’un timing raisonnable.

La liste des actions peut être consolidée virtuellement et relayée dans l’espace principal. Elle sera ensuite discutée lors de la clôture de la conférence.

Lors de cette clôture, des activités de suivi sont discutées et agendées.

Sources

B. B. Bunker, B. T. Alban. Large Group Interventions, Jossey-Bass Inc, 1997 ISBN 0787903248

OD Practitioner Programme Part 2, Roffey Park Institute, 2019

https://futuresearch.net/about/whatis/

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